Fungsi Ketua Panitia Sebagai Koordinator Kegiatan

Fungsi Ketua Panitia Sebagai Koordinator Kegiatan

Fungsi Ketua Panitia Sebagai Koordinator Kegiatan

Kerja panitia perencana

Ketua panitia sebagai koordinator kegiatan memiliki fungsi yang mendesak yaitu perencanaan kerja panitia. Dimulai dengan persiapan melaksanakan kegiatan kepemimpinan ketua panitia, sangat mempengaruhi kinerja panitia. Kinerja tim OC secara keseluruhan selalu di bawah kendali ketua panitia.

 

Pelaksanaan rapat koordinasi

Rapat diketahui oleh setiap lembaga, baik itu panitia. Rapat koordinasi harus diadakan oleh panitia untuk membentuk tim yang baik. Karena dalam rapat koordinasi semua permasalahan atau persiapan acara dibahas dan diterapkan selama pelaksanaan kegiatan. Peran ketua panitia juga diperlukan untuk memungkinkan inisiatif menggelar rapat koordinasi.

 

Simpan dokumen dan informasi

Selain persyaratan teknis, dokumen dan informasi juga merupakan hal yang perlu ditata dan dikelola dengan baik agar tidak terjadi kebocoran informasi di luar badan. Selain ketua panitia, peran sekretaris panitia juga penting dalam hal ini. Sekretaris panitia mendampingi ketua panitia dalam menyelesaikan masalah dokumenter dan kesekretariatan.

 

Motivasi panitia untuk bekerja

Dalam menjalankan kegiatannya, panitia pasti mengalami berbagai pasang surut. Dalam situasi tersebut, jika tim panitia mengalami dinamika di mana panitia mulai menunjukkan kurangnya keseriusan atau kebosanan dalam proses kinerja, ketua panitia diharapkan memainkan peran penting dalam pengambilan keputusannya. Memotivasi panitia untuk bekerja dan menjelaskan bahwa tujuan dan puncak keberhasilan panitia adalah agar program kegiatan yang dilakukan dapat terlaksana dengan sukses. Oleh karena itu, panitia dapat dimotivasi oleh semangat profesionalisme tim yang mengutamakan tanggung jawab panitia terhadap kegiatannya.

 

Pengawasan dan pengelolaan pekerjaan

Ketua panitia dalam kepemimpinan tim akan menghadapi karakteristik panitia yang berbeda-beda dalam menjalankan proses kerjanya. Berdasarkan sifat panitia yang memiliki inisiatif yang baik dalam bekerja, panitia yang hanya berdasarkan popularitas, panitia yang bekerja ketika diangkat, dan panitia yang bekerja ketika melihat orang lain bekerja. Dalam situasi seperti ini, ketua panitia harus mampu mengatasi masalah tersebut dengan memaksimalkan pengawasan dan kepemimpinan kerja agar seluruh panitia dapat bekerja dan melaksanakan kegiatan dengan sukses.

 

Meminta hasil kerja dan evaluasi

Pada prinsipnya tim OK terdiri dari beberapa bidang yang masing-masing bertanggung jawab atas hal tersebut. Dalam hal ini ketua panitia wajib meminta setiap produk kerja di masing-masing bidang tersebut agar dapat dijadikan acuan laporan kerja. Laporan tersebut dibahas apabila terjadi kesalahan dan kelalaian serta dievaluasi dengan tujuan untuk lebih meningkatkan kinerja panitia di masa yang akan datang.

 

Pelaksanaan kegiatan yang efektif

Panitia penyelenggara (OC) bertujuan agar kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan lancar dan dapat berhasil. Keefektifan pelaksanaan kegiatan sangat bergantung pada kinerja tim OC dalam menjalankan kegiatan tersebut. Salah satu upaya untuk menciptakan suatu kegiatan yang efektif dalam membentuk tim OK yang baik adalah dengan:

  • Pastikan bahwa kegiatan dilakukan sesuai dengan rencana.
  • Buatlah rencana cadangan jika situasi dan kondisi berubah. Contoh: Speaker tidak tersedia.
  • Antisipasi semua kemungkinan dengan menyiapkan alternatif pengganti.
  • Jika segala upaya telah dilakukan, hasil akhirnya kita serahkan kepada Allah SWT.

 

Evaluasi aktivitas

Proses terakhir yang dilakukan panitia sebagai tim OC yang baik adalah mengevaluasi kegiatan. Evaluasi berfungsi sebagai media untuk mengetahui sejauh mana kinerja tim dalam pelaksanaan kegiatan. Penilaian tidak hanya dilakukan di akhir kegiatan, tetapi juga penting jika kondisi panitia tidak kondusif.

Beginilah cara tim OC mengevaluasi kegiatan komisi:

  • Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah kegiatan tersebut telah dilaksanakan dengan baik, apakah penyimpangan-penyimpangan dapat diperbaiki dan apakah perlu diperhitungkan sebagai bahan untuk kegiatan selanjutnya.
  • Evaluasi tidak hanya dilakukan setelah kegiatan selesai, tetapi juga harus dilakukan selama masa persiapan dan selama pelaksanaan kegiatan.

Sumber Rangkuman Terlengkap : SeputarIlmu.Com